Lors de l’assemblée générale de la SSP en juin 2002 à Fribourg, une motion a été déposée par Marie Sommer, au nom du groupement de pédiatres vaudois, demandant une analyse du fonctionnement des nouvelles structures de la SSP. Un membre du comité central de la SSP, Michaël Hofer, a été mandaté par ce comité pour réunir un groupe de travail dans le but de réfléchir sur les structures actuelles de la SSP et proposer un projet de réforme de ces structures. Ce groupe de travail (GT) réunit des pédiatres venant de différentes régions de Suisse et de différents groupes d’intérêts qui composent la SSP (cf. Tableau 1).

La réflexion du GT a été engagée à partir d’un questionnaire, auquel chacun des membres du GT a répondu, puis au cours de plusieurs séances de discussion. Le texte ci-dessous détaille les réflexions qui ont mené au projet, le projet lui-même et la suite en vue de l’adoption de ce projet.

1.      Buts de la réforme

Les buts de la précédente réforme des structures de la SSP étaient principalement de simplifier les processus de décision en rapprochant les instances dirigeantes de la base et de donner une structure aux pédiatres hospitaliers et ambulatoires. Après 4 ans de fonctionnement de ces nouvelles structures, il nous a paru évident que le premier de ces 2 buts n’avait pas été atteint et que la complexité de ces structures ne permettait pas un fonctionnement optimal. Nous avons évalué les avantages et les inconvénients des structures datant de 1999 (cf. Tableau 2).

En conséquence, les buts de cette nouvelle évolution de notre société sont d’une part de simplifier la structure de la SSP et d’autre part d’améliorer l’efficacité, en particulier en utilisant moins d’énergie et de temps pour obtenir le même but et en professionnalisant le travail effectué.

La finalité de cette réforme des structures est de doter la SSP d’une organisation qui lui permette de faire face aux défis du futur.

2.      Buts et tâches de la SSP

Nous avons défini quels étaient à notre avis les principaux buts et tâches de la SSP, qui sont détaillés dans le Tableau 3.

Le travail des organes de la SSP doit être soutenu par des professionnels, qui devront effectuer toutes les tâches mieux assumées par un professionnel. En pratique, il s’agit d’un secrétariat professionnel et d’un secrétaire général avec des compétences juridiques et de gestion.

3.      Organisation de la SSP

L’organisation des structures de la SSP est résumée dans les Figures 1 et 2.

Fig 1 Fig 2

Les organes de la SSP sont :

• L’assemblée générale qui réunit au moins une fois par an tous les membres de la société. Cette assemblée est l’organe décisionnel de la SSP. Les projets importants lui sont présentés, de même que le rapport de l’activité du comité. L’assemblée générale élit le comité et le président de l’assemblée des délégués. L’assemblée générale approuve les comptes de la société. Des motions émanant des membres, des groupements régionaux ou des groupes d’intérêts sont discutées lors de l’assemblée générale et votées.
• L’assemblée des délégués qui réunit des délégués des groupements régionaux et des groupes d’intérêt 2 ou 3 fois par an. Chaque groupement régional ou groupe d’intérêt représenté à l’assemblée des délégués envoie 1, 2 ou 3 délégués selon l’importance numérique du groupe. La composition de l’assemblée des délégués n’est pas fixe et de nouveaux groupes peuvent demander d’y siéger. C’est l’assemblée des délégués qui décide de les admettre ou non. Les travaux de l’assemblée des délégués sont dirigés par le président de l’assemblée, qui est élu par l’assemblée générale, et est membre du comité. Le président définit l’ordre du jour de l’assemblée, réservant un point pour les propositions individuelles. Aidé par le secrétariat, il fait parvenir cet ordre du jour aux délégués deux semaines avant l’assemblée, les invitant à annoncer déjà alors les éventuels thèmes dont ils voudraient débattre. Tout dossier émanant d’une commission ou d’un groupe de travail de la société devra être présenté à l’assemblée des délégués avant une décision sur le sujet. Ce dossier sera discuté et préparé par les délégués en vue de l’adoption par l’assemblée générale. Le rôle de l’assemblée des délégués (cf. Tableau 4) est principalement la communication entre les membres et le comité. Le pouvoir décisionnel final reste à l’assemblée générale, mais l’assemblée des délégués discute les dossiers, fait des recommandations, et peut demander au comité de retravailler un dossier. L’assemblée des délégués a également le pouvoir de convoquer une assemblée générale extraordinaire. La SSP prend en charge la logistique pour l’organisation des réunions, ainsi que les frais de transport des délégués.

  Tableau 4 : Rôles de l’assemblée des délégués Communication entre les membres et le comité Discussion des dossiers élaborés par le comité, les commissions, les groupes de travail avant qu’ils soient votés par l’assemblée générale Fait des recommandations au comité Peut convoquer une assemblée générale

• Le comité est constitué pour moitié de pédiatres en pratique privée, d’un pédiatre en formation et de pédiatres hospitaliers (ex. : 5+1+4). Le président et le vice-président sont l’un pédiatre en pratique privée et l’autre pédiatre hospitalier. Chaque membre du comité est en charge d’un dossier spécifique dont il est responsable. Lorsque ce dossier correspond à une commission ou à un groupe de travail, il en est membre, afin de pouvoir rapporter l’état des travaux au comité.
• Le secrétariat et le secrétaire général aident le comité et l’assemblée des délégués dans leurs travaux. Le secrétaire général a pour mission de rassembler les informations utiles à la société et conseille le comité dans les démarches et prises de position, il aide le président à préparer des séances importantes dans les instances extérieures (FMH, KHM, …).
• Les commissions et les groupes de travail sont en charge d’un dossier important. Leur président ou l’un de leurs membres est au comité où il donne régulièrement des informations sur l’avancement des travaux.

Les groupes de la SSP sont les groupements régionaux et les groupes d’intérêt. Ils sont représentés à l’assemblée des délégués. Un groupe d’intérêt est un groupe qui a les critères suivants : but appartenant au domaine de la pédiatrie, groupe structuré, personne de référence et liste de membres tenue régulièrement à jour.

4.      Marche à suivre pour la suite

·         Procédure de consultation

Ce projet est soumis à consultation auprès des membres de la SSP, auprès des 3 comités, ainsi que des comités des groupements régionaux. Ce projet leur sera adressé par courrier, il sera également publié dans Pediatrica, ainsi que sur le site Internet de la SSP. Les membres qui le désirent peuvent adresser leurs réflexions et suggestions aux membres du GT jusqu’au 10 janvier dernier délai.

·         Journée de réflexion le jeudi 29 janvier 2004

Une journée de réflexion sera organisée pour les membres de la SSP. À cette occasion sera discuté le projet de réforme des structures, corrigé suite à la procédure de consultation.

·         Assemblée générale extraordinaire

Cette journée de réflexion sera suivie, le même jour, d’une assemblée générale extraordinaire, convoquée pour voter sur une motion soutenant le projet de réforme des structures de la SSP, amendé si nécessaire après discussion avec les membres de la SSP.

·         Rédaction des statuts

Si le projet est accepté par l’assemblée générale extraordinaire, les nouveaux statuts de la SSP seront rédigés.

·         Adoption des statuts

Ces nouveaux statuts seront soumis à l’approbation des membres de la SSP avant leur entrée en vigueur, si possible suite à l’assemblée générale de juin 2004 lors du congrès annuel.

Les membres du GT sont à votre entière disposition pour toute question concernant ce projet de réforme des structures de la SSP.

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Parution le 21 décembre 2003